Flexibelt arbetssätt och renoverat kontor för ökad gemenskap och engagemang

Rapporter har visat att många svenska företag ställt sig positiva till fortsatt hemarbete efter coronapandemin. Tack vare ett väl fungerande distansarbete under coronapandemin kunde ledningen på Sveland Djurförsäkringar redan efter tio månader besluta att alla bolagets anställda skulle ges möjlighet att arbeta hemma upp till två dagar i veckan, även efter att pandemin var över. I slutet på mars 2022 kunde medarbetarna äntligen påbörja det nya flexibla arbetssättet på ett nyrenoverat kontor som ska främja bolagets gemenskap och tillgänglighet.

När coronapandemin slog till med full kraft i Sverige var Svelands ledning snabb med att uppmana sina anställda att arbeta hemifrån för att minska smittspridningen av covid-19 i samhället. Situationen krävde en stor omställning för företaget som fick anpassa verksamheten utifrån nya förutsättningar där medarbetarna behövde arbeta digitalt hemifrån, samtidigt som verksamhetsnyttan skulle bibehållas.

– Under några veckors tid, i pandemins början, varvade varje avdelning halva gruppen hemma och den andra halvan på plats, för att undvika smittspridning inom avdelningen. Men runt påsk 2020, när restriktionerna var ett faktum, skickade vi hem hela personalen. Vi trodde att det skulle pågå i några månader och att det sedan skulle vara över, men så blev det inte, berättar Åsa Jonsson, HR-chef på Sveland.

Däremot kunde man redan efter tio månaders distansarbete under hösten 2020, konstatera att omställningen hade fungerat väldigt väl. Tack vare digitala hjälpmedel hade medarbetarna kunnat arbeta på till stor del som vanligt.

De anställda upplevde också att det blev lättare att få ihop vardagspusslet när de inte hade behövt pendla in till kontoret varje dag, något som de anser bidrog till positiva hälsoeffekter. Dessutom reducerades antalet långa bilresor, vilket bidrog till såväl ökad miljömässig som ekonomisk hållbarhet för medarbetarna.

Efter att ha kunnat utläsa flera positiva effekter med en kombination av distansarbete och arbete på kontoret, tog Svelands ledning beslutet att möjliggöra för hemarbete två dagar i veckan, efter att coronarestriktionerna släppts. Som ett led i ett hållbart arbetsliv har ett par enkla principer kring tillgänglighet tagits fram, såsom att det inte är acceptabelt att regelbundet kontakta medarbetare utanför arbetstid, om inte rollens karaktär är sådan. Man ska även respektera medarbetare som är lediga eller sjuka och möten ska företrädesvis hållas med start klockan 9 och senast sluta klockan 16.

I denna process såg man även över kontorets uppbyggnad: hur stort antal arbetsplatser som fanns tillgängliga, hur de platserna såg ut, hur personalen skulle fördelas och placeras – och man kom fram till att det dåvarande kontoret inte var optimalt.

– Vi anställde flera stycken, cirka tjugo stycken under perioden som man arbetade hemifrån, och platserna skulle inte räcka till. Vi skulle bli trångbodda direkt, berättar Åsa.

I november 2020 var restriktionerna åter tillbaka och personalen skickades ännu en gång hem, precis i samband med att ombyggnationen av kontoret i Lund påbörjades – en sällan skådad timing.

Ledningen är nöjd med resultatet av ombyggnationen och i slutet på mars 2022 kunde personalen återgå till ett nyrenoverat kontor, skapat för flexibilitet, god sammanhållning och kreativa processer.

Ytor som tidigare gått till spillo kan numera användas på ett mer effektivt sätt, kontoret har fler och större samlingsytor, samt fler arbetsplatser och konferensrum.

Åsa berättar att ambitionen med ombyggnationen har varit att stärka gemenskapen och engagemanget på arbetsplatsen.

– Vår förhoppning är att det nya kontoret ska vara en trevlig arbetsmiljö, att man ska fånga engagemanget och gemenskapen i vardagen och att man ska trivas och vilja vara här. Sen inser vi också att det är väldigt bra att vara flexibla och ge möjlighet till två dagars hemarbete, för vi tror att mixen är bra för medarbetarna. Så vi hoppas att detta kommer bidra till en positiv känsla.

Möjligheten till hemarbete är fortsatt uppskattad. Flera medarbetare upplever att man får mer gjort hemifrån och att det bidrar till en enklare vardag. För att inte tappa den vardagliga interaktionen, tillhörigheten med kollegor, de kreativa processerna och de gemensamma målen är det dessutom viktigt med fysiska möten. Därför är en kombination det bästa alternativet, enligt Svelands ledning.

– Fysiska möten är en viktig del i att bygga engagemang och gemenskap. Vi arbetar för ett och samma Sveland, vi är ett ganska litet bolag och då behöver vi verkligen varandra. Att hålla ihop är jättevärdefullt, säger Åsa.